Les bonnes pratiques pour intégrer un stagiaire en entreprise

Intégrer un stagiaire en entreprise requiert quelques attentions et points de vigilance spécifiques notamment en termes de management. En effet, un stagiaire n’est pas un collaborateur comme les autres ; il est en apprentissage. De son intégration réussie dépendra son adaptation rapide à son nouvel environnement mais également sa productivité et son engagement au sein de votre équipe. Le rôle du manager est ici crucial.

Dans cet article, nous explorerons quelques bonnes pratiques pour accueillir et intégrer efficacement vos stagiaires et assurer une pleine réussite à cette nouvelle collaboration.

Préparez un programme d’accueil structuré

Avant l’arrivée de votre stagiaire, assurez-vous de préparer un programme d’accueil bien défini. Il s’agit de lui donner les clés de compréhension du fonctionnement de votre service et de l’entreprise en général.

• Définissez clairement ses missions et ses objectifs ainsi que ses responsabilités.
• Informez les collaborateurs de son arrivée avant la date d’intégration ; ceux de votre équipe bien entendu mais aussi ceux des autres services de son arrivée. 
• Préparez son dossier administratif, enclenchez la mise à disposition de ses outils de travail ( commande informatique, matériel spécifique,…) ainsi que son espace de travail pour qu’il puisse démarrer ses tâches dès le premier jour.
• Le jour de son arrivée, vous pouvez organiser sa journée en plusieurs phases d’intégration ;
  • Introduction à l’entreprise, ses valeurs, sa culture, mais aussi son activité, ses types de clients, ses objectifs. 
  • Présentation de sa mission
  • Présentation du service et de votre équipe en expliquant le rôle de chacun. 
  • Visite des locaux. 

Organisez sa formation

Prévoyez des sessions de formation initiale pour familiariser le stagiaire avec les outils, les systèmes et les processus utilisés dans l’entreprise. Selon la taille de l’entreprise, un parcours d’intégration auprès de différents services pourra être organisé dans les jours suivants son arrivée pour que le stagiaire connaisse le fonctionnement concret de l’entreprise.

Désignez un tuteur ou mentor

Un tuteur ou un mentor sera désigné pour le guider et le soutenir tout au long de son stage. Le mentor partage son expérience, fournit des conseils et aide le stagiaire à s’intégrer dans l’équipe. C’est un soutien relationnel.

Organisez des séances de feedback régulières 

Planifiez des réunions régulières avec le stagiaire pour lui fournir un feedback constructif sur son travail. Identifiez avant tout ses points forts et fixez-lui des objectifs correspondant à ses points forts. Dans un second temps, abordez ses axes d’amélioration et ses objectifs de développement professionnel. 

Pendant ces séances, n’hésitez pas à valoriser son point de vue en lui demandant son retour d’expérience. Invitez-le à rédiger un rapport d’étonnement c’est-à-dire son feedback sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. 

Encouragez une communication ouverte

Créer un environnement de travail ouvert afin que le stagiaire se sente libre d’exprimer ses idées, de poser des questions et de demander de l’aide. Il doit se sentir en confiance pour pouvoir donner le meilleur de lui même.

Veillez à son intégration dans l’équipe

Favorisez sa bonne intégration au sein de l ‘équipe en l’invitant à participer à des activités sociales et professionnelles. Prenez le temps d’organiser des activités informelles où chacun pourra mieux se connaître et intégrer la culture de l’entreprise.